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如何建立工作SOP

你有建立你的工作SOP嗎?【讀書會精選週報#9】

這個月開始,我們一個星期有兩場的讀書會,分別是週二與週四各一場,對我們團隊來說是個蠻大的挑戰。

在團隊討論後,為了融合兩場參與者所討論的精華內容,我們決定這個月的週報會從原本的週末,改成週三或週四發。

另外,因為本月的選書仍為《暢玩一人公司》,避免你相同內容看膩,我們也將週報的形式改為「議題式」,希望讓你能夠更有身臨其境的感受,也很歡迎你針對其中的議題,與我們分享你的想法。

本月的參與者總共有八位,為了不讓這封信過於冗長,我們將參與者的個人介紹,整理在一份檔案,如果好奇的人可以直接點擊連結認識大家

接下來,就馬上為你精選幾個在讀書會上討論熱烈的問題或議題吧!

阿莫提問

如何在設定完目標後,能夠確實且積極地去完成呢?因為自己下班後都超級累沒有動力,加上自己總是慢慢吸收知識後再輸出,所以產文的速度都蠻慢的。
  • 泡芙鑽分享:不一定每篇文章都一定要完整,有時候對自己要求不要太完美,反而可以加快產文速度,更能夠達成設定的目標。
  • 微貓分享:可以嘗試看看用「主軸文導流法」,一個主題可以先寫一篇大篇的,覺得有哪個段落的內容不夠完整,可以直接撰寫一篇新文章,這篇文章可能會是中短的篇幅。等補充文章有許多篇後,就會形成「補充成群」,接著可以再用內部連結的方式互相導流,這樣就能夠兼顧文章品質與數量,且也能有效避免過度完美主義。
  • Wing分享:自己會在撰寫文章前,就把所有主題與大綱做好,這樣能夠加速自己的產出。另外,也可以嘗試看看不要管關鍵字,只要覺得這篇主題對大家有幫助,就直接寫,寫自己想寫的內容,產速也會比較快。
  • Mark (第二期學長) 分享:很能體會上班真的很累,自己每天下班也都睡死。覺得平日可以直接耍廢沒關係,假日再卯起來專心產出。

Mina提問

書中提到剛開始經營要 18~24 個月,大家如何在這段時間堅持下去呢?尤其自己又是經營旅遊網站。
  • 微貓分享:用不賺錢也有收穫的方式來經營、來寫文就能走得有滋有味走的長遠。自己在經營旅遊領域,現在即便沒有流量,但還是持續在寫,因為自己樂在其中,喜歡回味旅行、整理照片。也可以寫一些自己正在做,或是希望自己能夠學習好的主題,像是自己也寫投資,是因為想要push自己能夠學習好,寫著寫著就有流量了。
  • Wayne (第一期學長) 補充:旅遊領域通常大多流量會來自社群,但社群通常就是剛發佈時有流量,後來就會慢慢減少。所以在看流量上,也要去注意,這些流量究竟是從哪邊來的。且有時候流量沒了,不見得是因為自己內容不好,而是關鍵字真的沒有搜尋量。

Wing提問

身為在家工作者,大家平時都會做什麼運動呢?自己平常就是用跑步機跑跑步,但要出門到樓下健身房,有沒有什麼在家就可以做的嗎?

阿莫 (體育老師) 專業分享:

可以嘗試看看彈力繩,或是跳繩也可以,如果怕吵到鄰居的話,可以舖上瑜珈墊減少噪音,同時也是保護骨骼。

想要激烈一點,可以嘗試tabata,短時間高強度燃脂;平常有跟健身教練配合的話,也可以跟他借啞鈴回家重訓,自己就是這樣。

健身APP的話,推薦Active Arcade,自己有寫一篇文章,目前排名蠻好的,可以參考:《Active Arcade健身app台灣最火紅的居家健身(中文教學)

蘿卡提問

有什麼方式能夠逼自己在 deadline 之前完成任務?找人督促、列出獎勵懲罰等等?
  • Jordan 分享:首先,目標一定要訂清楚,要一直告訴自己要達成這個目標,可能也會需要一個誘因。像之前我大兒子要出生之前的那年,我就告訴自己一定要在那之前,達到某個自己設定的目標,那陣子幾乎天天產出。也建議善用外包,能外包的業務就盡量外包出去,讓自己去做更重要的事情。
  • 四零分享:之前有看到 Youtube 上的影片,那個人請網友幫忙監督自己要早點起床,跟他們約定,如果自己某個時間點沒起床打卡,那麼就要給網友們多少錢,這個方法可以參考看看。
  • 微貓分享:如果是網站的話,要先規劃好網站的目標,當知道網站目標後,可以先抓出關鍵字群,並在有靈感時能夠規劃好每篇文章的文章內容大綱,像自己的 WordPress 上就很多自己紀錄的草稿文章,這樣未來在撰寫的時候,速度也會比較快。
  • 老 K 分享:書中提到 deadline 有用,但卻沒有明確分享設立死線的方法。自己覺得如果做事情上,沒有強烈的內部動機,就必須幫自己尋找好的外部動機,像是自己可能半個月就會接受一次訪談,幫助別人產出內容,同時也增加自己的曝光度,對自己的事業也會有幫助。如果死線快到了,可以嘗試閉關讓自己不被任何事情打擾,連吃飯都可以事先準備微波食品,減去思考要吃什麼的時間。同時,要去思考如何優化自己的工作流程,將SOP寫下來,並持續優化,必要的時候也建議外包出去。

【延伸提問】想問 Dean 曾經在文章中提過為了達成目標而不完美,是指沒有完成也發出去嗎?
  • Dean 回答:雖然忘記自己在哪篇文章有提到這點,不過我的意思是指,假如今天知道自己完成一篇文章的平均時間是兩天,那麼假如要壓縮在一天內就完成,我就會在「過程中」不完美,像是可能敘述盡量白話,文句上以最低限度能夠傳達想傳達的意思就好,圖片素材也不會特別花時間去進行美化,為的就是要讓自己能夠在 deadline 前有限的時間內完成任務,而不是在 deadline 快到的時候,才忡忡趕著發出。把最後未完成的不完美,分散到過程中不完美。

老K提問

經營品牌一定要經營部落格跟社群嗎?因為覺得社群經營上相對時間成本高,想要暫時停掉社群。
  • Dean 分享:我覺得要以終為始,以你現階段想要達成的目標,去判斷你花在各平台上的時間。你現階段已經有開一堂課程,那麼對於你的事業上,可能要先去思考未來的規劃。舉例來說,如果你未來是打算做更多關於高效的內容產品,那麼勢必社群那邊就要挪一些時間到網站上,因為網站除了受眾較明確外,整體的基數也比較大(如果關鍵字涵蓋完整的話)。總之,就是思考自己最終要的轉換,去平均分配在各平台上的比例。
  • 微貓分享:社群直接停掉其實蠻可惜的,老 K 今年初有提過,如果要做社群,就必須要有轉換效益,而如果現在的課程,在社群上已經有轉換效益,那麼其實可以考慮搭起來做,不見得不行。

四零提問

如果是上班族的話,可以怎麼規劃自己工作與生活的時間呢?
  • Jordan 分享:要把時間點明確切割出來,像是自己平常就會規畫在老婆回娘家的那段時間(兩星期一次),全力衝刺工作上的事情。然後工作一陣子,也會為安排家庭旅遊,讓自己完全地放鬆。另外,也要跟身邊的人設立好明確的界線,可能某些時候就是自己的工作時間,完全不要打擾;工作後的時間,就可以拿來完全陪家人。如果你平常工作太忙,也可以考慮把時間切分成平日與假日,平日就讓自己好好的做正職工作與休息,假日再來做副業。
  • 老 K 分享:如果是比較沒有時間的人,我覺得反而要專注經營一個平台就好,不建議多重經營,這樣容易都做不好。在規律完成專案後,也要去建立起自己的一套工作 SOP,有了 SOP,思考跟執行就可以分開,平時工作的時候就只需要執行,省下一些思考所耗費的時間與精力。

延伸議題

大家對於「內容重組」有什麼想法或作法嗎?
  • 老 K 分享:原本覺得從簡單的文字開始,再到進階的影片,會比較容易,不過想了想,自己在做的事情比較多都是由繁到簡,像是自己之前寫過的兩萬字 Notion 文章,可能只是自己課程的第一單元影片;相反,現在先有了課程影片,我就能夠把一堂課程拆成好幾篇文章或貼文,甚至可以直接把影片的文字稿拿來出書。
  • Dean 分享:我自己覺得由簡到繁還是由繁到簡都可以,主要還是看領域。像是體育、烘焙領域,如果先將內容拍攝成影片,後續的化繁為簡的工作,都可以直接外包請人去做,會是個有效率的方式;如果像是我這種比較算是實驗教育型的領域,可能可以針對自己的研究,簡單撰寫一篇內容,分享到社群,後續再把內容變得更完整,加上一些圖片,也就能成為一篇網站文章。這樣的做法除了在網站文章上的產出相對輕鬆,也能產生那種快速完成文章的「錯覺」成就感,會是鼓勵自己的一種動力。

結語

以上就是本週兩場讀書會中,一些比較經典或討論比較熱烈的議題。把其中討論內容,都擷取重點分享給你,希望有幫助。

不知道這樣的週報形式,你還習不習慣?有沒有一起參與的感覺?歡迎回信跟我們說 (畢竟整理共三個小時的討論內容,還真的不容易,希望能有一些回饋)。

如果對於前面提到的問題與議題,你有不同的想法的話,也可以回信與我們分享。

那就這樣囉,期待下週與你的分享。

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